Projektide rakendamine ja aruandlus

Kuna sageli ei ole toetuse taotleja ja toetuse elluviija samad isikud, siis peale rahastamise otsuse saamist tegevuste elluviimise etapis, võib toetuse saajal tekkida vajadus küsida detailsemat nõu selle kohta, kuidas mingi konkreetse tegevuse elluviimisel arvestada soolise võrdõiguslikkuse, võrdse kohtlemise või  ligipääsetavuse põhimõtetega.

Sellist nõu saab projektide elluviijatele jagada toetuse saaja infopäevadel pakkudes individuaalset nõustamist või ka vajadusel koostades toetuse saajatele täiendavaid abimaterjale.

Toetuse saajate infopäevad

• Lisa toetuse saajatele suunatud infopäevade päevakavasse ka  horisontaalsete põhimõtetega arvestamise teemad.
• Kutsu infopäevale esinema kompetentsikeskuse esindaja.
• Paku toetuse saajatele võimalust tekkinud küsimused ette saata- nii on võimalik käsitleda infopäeval just neid küsimusi, mis toetuse saajaid enim huvitavad ja pakkuda konkreetseid lahendusi.
• Infopäevade raames võib läbi viia ka individuaalset nõustamist, kus projektid saavad oma konkreetse küsimusega soolise võrdõiguslikkuse, võrdse kohtlemise või ligipääsetavuse ekspertide poole pöörduda.

Individuaalne nõustamine

ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskus pakub ka projektidele individuaalset nõustamist. Nõustamine toimub kas e- kirja teel või teamsi kohtumise vormis, vastavalt projektiga kokkulepitule.

Individuaalse nõustamise sooviga tuleks projektil pöörduda kompetentsikeskuse e-posti aadressil: [email protected]. Kirjeldada küsimus ja lisada koopia taotlusest ning taotlusvooru nimetus, millest projekt on rahastatud.

Taotlusest koopia on vajalik kompetentsikeskusele nõustamise läbiviimisel, et saada ülevaade projekti eesmärgist ja tegevustest ning selle põhjal hinnata, millised edendamise tegevused antud projekti puhul on kõige asjakohasemad ja kuidas neid rakendada.

Abimaterjalide koostamine

Mõningatel juhtudel võib olla vajalik täiendavate abimaterjalide koostamine toetuse rakendajatele. Kui tekib vajadus sellise abimaterjali järele, soovitame pöörduda kompetentsikeskusesse, et ühiselt otsustada sellise abimaterjali vajaduse, teostuse vormi ja ajakava üle.

Näiteks koostati 2014-2020 perioodil abimaterjal meetme Teeme+ raames  Loodus-, täppis- ja tehnikateaduste ning tehnoloogia huviringide juhendajatele tüdrukute osaluse suurendamiseks ja nende paremaks kaasamiseks huviringidesse.

Projektide külastus

Üheks individuaalse nõustamise vormiks on ka projektide külastus ja projektitiimi konsulteerimine. Projektide külastused võimaldavad saada ülevaadet taotluses lubatud soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste ja ligipääsetavuse edendamise tegevuste elluviimise edenemisest ning vajadusel nõustada elluviijat oma tegevustes nende põhimõtetega paremini arvestama. Projektide külastamise ja nõustamise läbiviimise võib kokku leppida kompetentsikeskusega.

Projekti külastuse käigus peaks pöörama tähelepanu järgmistele asjaoludele:

1. Kas projektis viiakse ellu neid soolise võrdsuse, võrdsete võimaluste ja ligipääsetavuse tegevusi, mida lubati välja taotluses (vastav info asub taotluses vastava valdkonnaülese näitaja juures asuvas „näitaja täpsustuse“ tekstikastis). Kui on erinevusi, siis püüda välja selgitada, milles on põhjus, kas kavandatud tegevused on asendatud mingite teiste tegevustega, mis on antud projekti kontekstis asjakohasemad või on selleks olnud mingi muu põhjus.  Vajadusel tuleks ühise arutelu käigus koos projekti tiimiga püüda leida paremaid ja toimivamaid lahendusi horisontaalsete põhimõtetega arvestamiseks.
2. Kas projektil on esitada materjale, mis kinnitavad selliste tegevuste elluviimist või püstitatud eesmärkide poole liikumist (näiteks läbiviidud seminaride päevakavad, esitlused, info- või õppematerjalid või lingid, kust need materjalid leiab, andmed projektis osalejate soolise koosseisu kohta projekti sihtrühmas ja projektis osalejate hulgas jms).
3. Millised on projekti edulood. Edulugude kogumine on oluline, et jagada häid soovitusi ja kogemusi ning anda uutele rahastuse taotlejatele inspiratsiooni soolise võrdsuse, võrdsete võimaluste ja ligipääsetavuse edendamiseks ja tõsta nii projekti taotluste kirjutamise kui projektide elluviimise kvaliteeti.
4. Millised on takistused või raskused, mis on rakendamisel tekkinud? Kas projekt on pöördunud abi saamiseks ekspertide poole. Kui ei, siis miks? Jagada ekspertide kontakte, kelle poole pöörduda.
5. Ehitiste ja infrastruktuuri objektide puhul veenduda, kas objekti ülevaatus kinnitab ligipääsetavuse nõuetega arvestamist. Kus on vajakajäämisi, mida saaks projekt veel ette võtta ligipääsetavuse parandamiseks. Vajadusel soovitada pöörduda ligipääsetavuse ekspertide poole.

Valdkonna üleste näitajate „soolise võrdõiguslikkuse indeks“, „hoolivuse ja koostöömeelsuse näitaja“ ja „ligipääsetavuse näitaja“ kohta saavutatud tulemuste kohta info esitamine on kohustuslik vähemalt projekti lõpparuandes.

Pikema kui kahe aastase perioodiga projektide puhul soovitame valdkonna üleste näitajate kohta küsida infot ka vahearuandes.

Näide. Lõpparuandes valdkonna ülese näitaja "Ligipääsetavuse näitaja" saavutatud tulemuste kohta aruande täitja poolt esitatud info

Lisaväljade kasutamine aruandes

Taotlusvooru seadistamisel soovitame lisada aruandega seotud lisavälju, mis võimaldavad projekti elluviijal lisada materjale saavutatud väärtuse selgituse tõenduseks (näiteks fotosid teostatud ligipääsetavuse lahenduste kohta, koolitusprogrammide materjale või ürituste päevakavasid jms). Kui vastavad lisaväljad on aruandele lisatud, siis peavad need lõpparuande täitjale olema kohustuslikud.

Infomaterjalide kogumine projektis ellu viidud  tegevuste kohta (fotod, failid) on vajalik nii projektide tulemuslikkuse hindamiseks kui ka heade praktikate kogumiseks ja vahetamiseks. Samuti on neist materjalidest kasu potentsiaalsetele taotlejatele oma projektitegevuste kavandamisel ja ellu viimisel ning  hindajatel horisontaalsetesse põhimõtetesse panustamise hindamisel.

Lisavälja abiinfos tuleks võimalikult täpselt kirjeldada, milliseid materjale ja mis kujul tuleks lisada.

Lisaväljade seadistamisel tuleb kasutada ühtlustatud nimetusi nagu: „lisamaterjal soolise võrdõiguslikkuse indeksisse panustamise kohta“, „lisamaterjal hoolivuse ja koostöömõõdikusse panustamise kohta“ ja „lisamaterjal ligipääsetavuse näitajasse panustamise kohta“.

Näide. Lisaväljade seadistamine.

Aruandevormi täitmise abitekstid ja juhendid peavad toetuse saajale andma selge suunise, millist informatsiooni aruandevormi täitmisel temalt oodatakse.

SFOS võimaldab täna seadistada abiteksti näitaja juurde ning seda kuvatakse läbivalt samana. Saavutatud väärtuse selgituse lahtri abitekst on lahtri põhine ehk universaalne ja ei ole seotud näitajaga, mille juures lahtrit kuvatakse.

Aruande täitjale juhiste jagamiseks on võimalik kas:

a) taotlusvormi koostades kirjeldada näitaja abitekstis nii nõuded taotlusele kui aruandlusele. Näiteks: taotluses tuleb:……..ja aruandes tuleb….;

b) muuta näitaja abiteksti peale seda, kui avatud taotlusvormis on rahastamisotsused tehtud ja algab rakendamine ja kirjeldada näitaja abitekstis ainult juhiseid aruande koostamiseks;

c) koostada aruandevormi täitmiseks eraldi juhis, mis avaldatakse taotlusvooru lehel 

Abitekstide (aruandevormi täitmise juhise) sisu peab aruandevormi täitjale selgitama, et:

• aruande täitjal on kohustuslik märkida, milline on valdkonnaülese näitaja saavutatud väärtus (jah/ei);

  Taotlusvormis valitud valdkonnaülese näitaja sihtväärtus („jah“ või „ei“) ja aruandevormis valitud saavutatud väärtus („jah“ või „ei“) peaksid kattuma. Juhul, kui taotlusvormis ja aruandevormis on valdkonnaülese näitaja sihtväärtus ja saavutatud väärtus erinevad (nt taotlusvormis „jah“ ja aruandevormis „ei“), siis tähendab see, et taotlusvormis on kas hinnatud panust valesti või lubatud tegevusi ei ole projektis ellu viidud.

  Aruandevormi täitjal on kohustuslik „saavutatud väärtuse selgitus“ lahtris  selgitada seatud ja saavutatud sihtväärtuse erinevusi.

  Rakendusüksusel on oluline hinnata, kas tegemist võib olla lepinguliste kohustuste täitmata jätmisega toetuse saaja poolt.

• „Saavutatud väärtuse selgituse“ lahtri täitmisel tuleb lähtuda taotlusvormis kirjeldatud lubadustest ja konkreetselt ning arusaadavalt kirjeldada tegevusi, mis viidi projektis läbi vastavasse valdkonnaülesesse näitajasse (nt soolise võrdõiguslikkuse indeks) panustamiseks. Kui näitaja „seatud sihtväärtus“ ja „saavutatud sihtväärtus“ erinevad peab aruandevormis selgitama, miks taotluses kavandatud tegevusi ellu ei viidud.
• Kui aruandevormi juurde on seadistatud lisaväli, kus on nõutud täiendavate materjalide lisamist, mis tõendaksid läbiviidud tegevusi, siis on selliste materjalide lisamine aruande täitjale kohustuslik.
• Kui EE2035 näitajatesse panustamise kohta kogutakse infot mingil muul viisil, kui SFOSi aruandevormiga, siis tuleb vastav info kopeerida ka SFOSi aruandevormi.

• Aruandevormi täitjale on abiks samm- sammuline juhis „Kuidas täita aruannet?“

  Näide. Tabel SFOS aruandes kuvatavate näitajate ja abiinfo seadistamiseks info kogumiseks

  

Kui taotlejalt saadud informatsiooni põhjal saab järeldada, et mõjuvaid põhjusi, miks taotluses lubatut ei täidetud ei ole ja projekti tegemata jätmised võivad kaitstud gruppidel piirata mingite teenuste või toodete kättesaadavust, ligipääsu objektidele ja/ või infrastruktuurile ja/ või toetatud tegevustes osalemisele või nendest kasu saamisel, tuleks juhtumist teavitada seirekomisjoni sekretariaati Rahandusministeeriumis.